1、会议通知指会议准备工作基本就绪后，为便于与会人员提前作好准备而发给与会者的通知。它通常包括书面通知和口头通知两种形式。较庄重的会议以及出席会议人数较多的，宜发书面通知。书面通知的撰写格式由标题、正文、署名和日期三部分组成。标题可由发通知机关、会议种类和文种名称组成，也可只写“会议通知”或“通知”。重要会议的通知还应编发通知机关的发文号，日常性工作会议的通知则单独编发文号，临时性会议通知不编发文号。正文须写明会议名称、开会时间、地点、会期、议题、要求等。

2、大中型会议及有外地同志参加的会议，还应写清报到地点、有无交通工具接送、需携带哪些资料和物品、可否带或带多少工作人员等。署名和日期包括发文单位和发出日期。有时须加盖发通知单位的公章。口头通知包括当面口头通知和电话通知，无固定程式。重要会议的通知，可拟出一文字稿，以保准确性。通知发出后要及时落实参加会议的人员，并报告会议主持人。